وأوضح أنه من خلال خبرة الهيئة في التعامل مع حالات التأخير في إرسال ملفات نهاية الخدمة يتضح أن بعض جهات العمل لا تحتفظ بالملفات الخاصة بالمؤمّن عليه من أول يوم عمل، وبعض هذه الملفات يتم فقدانها نتيجة عدم أرشفتها وحفظها بشكل مناسب، كما أن هناك أسباباً أخرى مثل وجود منازعات مالية بين صاحب العمل والمؤمّن عليه، ليس من صلاحيات الهيئة التدخل فيها.
وأشار الفلاسي إلى أن دور الهيئة في التعامل مع ملفات نهاية الخدمة يبدأ من تاريخ نهاية الخدمة، وبعد إرسال جهة العمل ملف المؤمّن عليه، مؤكداً أن الهيئة تحرص على اتباع الإجراءات الخاصة بعملياتها وفق قواعد ينظمها القانون.
وأكد أن جهات العمل في القطاع الحكومي والخاص مسوؤلة عن تزويد الهيئة بملفات نهاية خدمة المؤمن عليهم خلال شهر من انتهاء الخدمة، استناداً إلى المادة (12) من القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 1999 للمعاشات والتأمينات الاجتماعية وتعديلاته، التي تلزم صاحب العمل بتزويد الهيئة بملفات نهاية خدمة المؤمن عليهم العاملين لديه خلال شهر على الأكثر، وذلك لغايات تسوية حقوقهم لدى الهيئة.
وقال الفلاسي إن الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية سعت إلى تسهيل هذا الإجراء على أصحاب العمل من خلال تمكينهم من تحميل وإرسال جميع المستندات الخاصة بملف نهاية الخدمة إلى الهيئة مباشرة عبر بوابتها الإلكترونية، إذ تنجز الهيئة المعاملة خلال 14 يوم عمل، ما يتيح للمؤمن عليه الحصول على مستحقاته إذا كانت معاشاً تقاعدياً في الشهر التالي مباشرة، وإذا كانت مكافأة نهاية خدمة بحلول موعد الصرف الأسبوعي.
وأوضح أنه بمجرد إرسال الملف، تدققه الهيئة خلال فترة تراوح من يومين إلى خمسة أيام عمل للتأكد من استيفائه المستندات كافة، وبمجرد الانتهاء من ذلك ترسل إشعاراً إلى جهة العمل بقبول الملف الذي يستغرق 14 يوم عمل حتى إنجازه، وفي حال وجود نواقص ترفض الهيئة الملف وتوجه جهة العمل لاستيفاء المستندات اللازمة.
وقال الفلاسي إنه بالإضافة إلى ما يوفره ذلك من سرعة إنجاز معاملة طلب نهاية الخدمة، فإنه يساعد على رفع مستوى الوعي لدى المؤمن عليه بحقوقه التأمينية، حيث يشترط توقيع المؤمن عليه على استمارة نهاية الخدمة والإقرار باطلاعه على الحقوق والالتزامات المترتبة على الطلب، أضف إلى ذلك أنه بمجرد إرسال الملف للهيئة يتم إشعار المؤمن عليه عبر رسائل نصية بإجراءات سير المعاملة ليكون على اطلاع كامل بالخطوة التالية لمعاملته.
